030 Flujos de trabajo en BIM360

Continuación de los episodios 006 Qué es BIM360 y 019 BIM360 Docs.

Veamos las 5 herramientas que tiene BIM360 Docs, más enfocadas a comunicación que a gestión de archivos como tal.

Conjuntos

Consiste en ponerle una «etiqueta» a una versión en concreto de un archivo.
El administrador del proyecto crea un conjunto dándole un nombre y opcionalmente una fecha de publicación.
Luego, podemos ir «etiquetando» cada archivo a UN conjunto.
- Tiene una lógica de entregas y por eso no permite ponerle varios conjuntos al mismo archivo.
- En un proyecto con muchas entregas parciales puede ser útil.
Cambia la visión de archivos por carpetas a archivos por conjuntos, para verlos todos en la misma ventana.

No hay que configurar nada. Sólo seleccionar uno o varios archivos y darle a «Crear informe de transmisión».
- Escribes un nombre, eliges los destinatarios, y opcionalmente escribes un mensaje.
Le llega un aviso por email a todos los destinatarios, con el mensaje y un enlace a la transmisión dentro de BIM360.
Sólo permite enviar archivos que estén en la misma carpeta (tampoco subcarpetas). Si quieres enviar archivos que estén en otra carpeta, deberás crear otra transmisión.
Sirve para avisar de que ciertos archivos ya están disponibles. Debería mostrar un histórico de quien ha visto y quién ha descargado, pero eso sólo se vé en la actividad del proyecto, no en la transmisión en sí.

Marcas un punto sobre el dibujo.
Puedes clasificarlas por tipo y subtipo de incidencias.
Son configurables añadiendo campos personalizados a rellenar según el tipo.
Puedes asignar a un responsable.
Cada incidencia tiene un chat independiente.
Si la usas desde la app del móvil puedes adjuntar fotos hechas sobre la marcha.
Va cambiando de estado (Abierta, respondida, cerrada. Listo para inspeccionar, No aprobado, En disputa).
El resto de módulos de BIM360 usan la misma herramienta (incidencias de coordinación, de obra…).
Tienes un listado centralizado donde verlas todas sin tener que entrar a los archivos.
Exportable a bcf para luego verlas en Revit con BIMcollab, por ejemplo.
Tienen sus propios permisos (Ver, Crear, Ver y Crear).

Usar marcas de revisión sólo para notas privadas, para comentar cosas con compañeros del mismo equipo, o para hacer un dibujo privado del que hacer una captura de pantalla y adjuntarlo en una incidencia.
O, si hay mucha confianza y no pasa nada porque terceros vean la marca, o estás en una carpeta donde sólo tu empresa y tu colaborador pueden ver. Entonces puedes usar las marcas de revisión para problemas menores del día a día y las incidencias para cosas más serias.

El funcionamiento es parecido a transmisiones, pero aquí el destinatario tiene que, después de revisar los archivos, y opcionalmente añadir marcas (incidencias no se puede) y comentarios, darle a un botón de aprobar o rechazar.
Luego el estado de «aprobado» o «rechazado» se verá con un icono al lado de cada archivo cuando estemos navegando por las carpetas.
Se puede configurar para que haya varios revisores, uno después de otro, o varios a la vez.
También se puede configurar:
- Quién puede iniciar.
- Quién puede revisar, y si hay varios pasos, quién puede en cada uno.
- Si hay varios revisores a la vez, cuantos tienen que revisar cómo mínimo antes de pasar al siguiente paso.
- El iniciador puede elegir que los documentos aprobados, se copien a otra carpeta que él elija.

Conjuntos y transmisiones son buenas ideas pero les falta desarrollo para ser útiles.
Marcas e incidencias son muy útiles como vía de comunicación que prácticamente sustituyen al email, pero hay que decidir para qué y cómo vamos a usar cada una de ellas.
Los flujos de aprobación son muy útiles y configurables, pero en proyectos pequeños sólo añaden burocracia que se puede solucionar teniendo una carpeta Compartido y una Publicado.

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