038 Colaborar vía internet

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Antecedentes

• Este es un tema que ya traté en un post que hice en colaboración con Abigail Miquel.
  • Yo en Tenerife, ella en Valencia, un par de semanas probando todas las formas posibles de colaboración ¡en 2013!.
  • https://bimlevel.com/worksharing-a-traves-de-internet/
• En AutoCAD, colaborar consiste en crear al menos tantos archivos como usuarios y jugar con las referencias externas.
• En software BIM “multiarchivo” como Allplan, el concepto es parecido.
• Pero con la llegada de Revit, surge el concepto de varios usuarios trabajando en el mismo archivo, algo que desde hace unos años también podemos hacer con un excel o un word.
  • En el caso de Revit, cada usuario necesita una copia del archivo en su ordenador, y luego tenemos un archivo “central” en alguna parte de la oficina que:
    • Recibe todo lo que generan los usuarios en sus copias.
    • Redistribuye todo lo generado entre los demás usuarios.
    • Y gestiona permisos de edición para que no haya contradicciones.
• El problema es que este esquema funciona sólo con ordenadores conectados entre sí por una red local.
• Si queremos trabajar en el mismo archivo pero pasando por internet, la cosa se complica bastante.
  • Se complica a nivel informático.
  • Con el tinglado montado, el usuario de Revit trabaja casi como siempre.
• La solución evidente es trabajar como en Autocad: tantos archivos de Revit como ubicaciones distintas, y luego jugar con los vínculos.
  • Suele ser lo más normal e incluso lo recomendable cuando son equipos de trabajo distintos: arquitectos vs ingenieros.
• Pero tenemos casos en los que lo ideal sería trabajar en el mismo archivo aunque fuera por internet.
  • Dos o tres autónomos que colaborar en un proyecto pequeño.
  • Una empresa que tiene varias sedes y el proyecto se hace con empleados de todas ellas.
  • Una proyecto que se ejecuta en modo fast-track (empezar la obra antes de tener terminado el proyecto), y donde la constructora va modelando los cambios, al mismo tiempo que arquitectos e ingenieros siguen definiendo el proyecto en remoto.

Colaborar vía internet: opciones

• Tenemos 6 opciones para colaborar a través de internet en el mismo archivo de Revit.
  • 2 Tradicionales.
  • 2 Caseras o de bajo coste.
  • 2 Profesionales.

Tradicionales

Crear una VPN

• Una VPN es como una red local pero a través de internet.
• Ventaja: Revit funciona sin hacer nada, porque está en una red local, aunque sea falsa.
• Desventaja: una red local transfiere 125 MB en un segundo, una VPN, con las conexiones a internet más comunes hoy en día tendríamos entre 30 y 60 MB en un segundo, y si en ambas oficinas hay la misma conexión. Esto sin hablar de la latencia.
• Además, tiene una complejidad informática no apta para ese empleado “apañado con los ordenadores”, necesitas tener informáticos en plantilla o subcontratados, que configuren en cada oficina, o en cada ordenador que esté fuera de la oficina.

Usar Revit Server

• Revit Server es una de las utilidades que podemos seleccionar cuando ejecutamos el instalador de Revit, es decir, que es gratuito.
• Era la única solución oficial que daba Autodesk para los que querían colaborar a través de internet hasta finales de 2014.
• Tenemos una copia del archivo Central en cada oficina:
  • Cada empleado tiene la velocidad de trabajar dentro de sus oficina.
  • Revit server mantiene los archivos centrales y los permisos sincronizados en segundo plano entre oficinas.
• Ventaja: es gratis y funciona casi tan rápido como trabajar en local.
• Desventajas:
  • No vale para usuarios “satélite”, ya que hace falta un servidor configurado en cada punto donde queramos trabajar.
  • Si tenemos muchas oficinas o estas están muy distantes entre sí, tenemos que configurar servidores intermedios, para que no afecte la latencia.
  • A nivel de configuración y mantenimiento también requiere a informáticos en nómina, y servidores dedicados.

Caseras o de bajo coste

Dropbox

• También tenemos, Onedrive, Google Drive, BOX, etc, Pero Dropbox es la que históricamente mejor gestiona la sincronización de archivos grandes.
• Hay una copia del central en cada ordenador de cada usuario, y cada que vez que un usuario sincroniza o modifica permisos, dropbox actualiza todos los archivos de todos los demás ordenadores.
• Ventajas:
  • Es gratuito y fácil de configurar.
  • Se puede usar en proyectos donde los usuarios estén completamente desperdigados (no hacen falta servidores, sólo un portátil e internet).
• Desventaja: Dropbox no bloquea el archivo central del usuario 1 mientras en usuario 2 está modificando el suyo.
  • Si un usuario sincroniza o modifica permisos a la vez que otro, tendremos copias de archivos en conflicto y archivos de revit corruptos.
  • Esto hace que haya que seguir unas estrictas normas de trabajo, y que en cualquier caso no sea una opción viable para más de 3 personas.
  • Dejo un pdf con las normas a seguir para evitar estos problemas:

Anydesk

• Posiblemente la opción más desconocida. Una aplicación de control remoto.
• https://anydesk.com/es
• Anydesk es una solución muy parecida a TeamViewer, pero más sencilla de usar y con una transmisión de lo que pasa en pantalla más rápida. De hecho su principal reclamo es que aseguran que son los más rápidos.
• Funcionamiento:
  • En la oficina principal tiene que haber un ordenador libre y encendido por cada colaborador externo.
  • Cada colaborador externo se conecta a ese ordenador “libre” con Anydesk, y entonces puede controlar remotamente el equipo, por ejemplo para abrir revit y ponerse a modelar.
• Ventaja: con una conexión a internet decente, casi no se nota que estás trabajando en control remoto. A efectos de Revit, todo el mundo está trabajando dentro de la oficina.
• Desventaja: evidentemente esta opción sólo vale para el supuesto de una oficina principal, y uno o dos colaboradores externos, porque no vas a comprar ordenadores para 6 personas.
• Yo estuve trabajando de BIM manager en un proyecto de 80.000 m² casi un año con este método. En la oficina pusieron un muñeco con mi cara en el sitio del ordenador.

Profesionales

BIM360 Design

• A finales de 2014, Autodesk lanzó Collaboration for Revit (abreviado C4R).
• En 2018 cambió de nombre a BIM360 Design.
• Tiene un precio de entre 700 y 1000€ por usuario al año, dependiendo de cuantas licencias compres.
• Tecnológicamente mezcla el “control e integridad” de Revit Server, con la forma de funcionar de Dropbox:
  • Cada usuario tiene un archivo central en su ordenador, y BIM360 Design se encarga de mantener sincronizado ese archivo y los permisos con los de los demás usuarios, pero controlando todo para que no haya archivos corruptos.
  • Es la misma técnica que usa Microsoft para poder trabajar en colaborativo en un excel.
• Ventajas:
  • No hay que instalar nada, sólo iniciar sesión en Revit.
  • Casi no se nota la diferencia de velocidad con estar trabajando en local.
  • Da igual dónde esté físicamente cada usuario, sólo necesita un portátil e internet.
  • El usuario incluso puede olvidarse del concepto de CENTRAL y LOCAL, simplemente abre Revit, picha en el proyecto, se abre y empieza a trabajar. De vez en cuando le da a sincronizar y ya.
  • BIM360 Design trae de regalo, el gestor documental en la nube BIM360 Docs.
• Desventajas: entre 700 y 1000€ por usuario al año.
  • Aunque para equipos grandes y complejos es más barato que la VPN o Revit Server.

Escritorios virtuales

• Tenemos un servidor muy muy potente, en nuestra empresa o contratado a una empresa de servicios CLOUD.
• Dejo una de las empresas punteras en esta tecnología, que además son españoles: https://www.simpleanimation.com/es/
• Cada usuario tiene en su mesa un ordenador de 150-200€, que básicamente sirve para conectarse al servidor.
• Para cada usuario que se conecta, el servidor le crea un equipo virtual, con Windows, Revit, Office, todo lo que necesita.
• Tecnológicamente es parecido a Anydesk:
  • Un ordenador en el que estamos viendo “la pantalla” de otro ordenador.
• Hace unos años, “el vídeo” no era fluido con aplicaciones de diseño como Revit, pero hoy en día va muy muy bien.
• Ventajas:
  • Tiene un coste similar a BIM360 Design, pero te ahorras mucho más dinero en hardware.
  • No tienes que comprar ordenadores nuevos cada 2-3 años.
  • Cada vez que el usuario enciende el ordenador, tiene un equipo limpio, como recién formateado, con todo el software que necesita instalado. Si necesitas un programa nuevo o hay que instalar una actualización, avisas al de IT, reinicias y ya lo tienes.
  • Más memoria RAM o procesador, lo mismo.
• Desventajas:
  • No es una solución “sólo para el Revit”, atiende a una estrategia corporativa de sistemas e inversión en hardware.

Resumen

• Dropbox:
  • 2 o 3 estudiantes que están haciendo un proyecto con Revit y no quieren separar por archivos.
  • 2 o 3 autónomos que colaboran de forma habitual en sus proyectos y no quieren separar por archivos.
• Anydesk:
  • Empresa que necesita 1 o 2 colaboradores externos que están lejos, o tiene 1 o 2 empleados que necesitan hacer teletrabajo.
• VPN:
  • No tiene sentido hoy en día. Necesitaríamos que las velocidades de internet fueran el doble o triple de rápidas para trabajar cómodos.
    • Para cuando eso pase, el software será completamente online.
• Revit Server:
  • Empresas que tienen departamento de IT, los usuarios se concentran en oficinas y que no tienen que montar una infraestructura lo suficientemente compleja como para que BIM360 Design les salga más barato.
    • Muy pocos casos hoy en día.
• BIM360 Design:
  • Empresas que, no teniendo todavía amortizado el hardware que tienen, las que la opción de VPN o Revit Server les cuesta más que BIM360 Design, o que no tienen departamento de IT.
  • Proyectos en los que intervienen muchas empresas y se hace necesario que el trabajo online con Revit esté muy integrado con un gestor documental.
    • O en los que no todas las empresas quieren/pueden usar escritorios virtuales.
• Escritorios virtuales:
  • Empresas a las que le salen los números, pasando de comprar hardware cada x años a tratarlo como un servicio más con pago recurrente.
• Creo que hoy en día las mejores opciones son trabajar en archivos separados o escritorios virtuales, que tienen muchas más ventajas, Y dejar BIM360 Design como alternativa para cuando los escritorios virtuales no sean posibles.

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