086 Implantar un CDE

• Episodio 073 CDE
  • CDE son dos cosas: el flujo de trabajo basado en estados y la plataforma tecnológica dónde lo hacemos.
  • El flujo es el mismo para todos, pero plataformas interconectadas puede haber varias.
    • El CDE del proyecto.
    • CDEs “distribuidos” de cada agente.
  • El CDE según la ISO es la solución a la gestión de información contenida en archivos.
    • Herramientas de comunicación, visores y demás son imprescindibles hoy en día, pero con la ISO en la mano, nos vale un dropbox.
• Hoy vamos a ver cómo elegir, configurar y gestionar un CDE entendido como conjunto de plataformas tecnológicas.

1. Elegir plataformas

Realidad de la empresa

• No se elige una plataforma para un proyecto.
  • A menos que sea un proyecto piloto o algo muy singular.
• Cada empresa elige su plataforma de uso interno para todos sus proyectos.
  • La plataforma que mejor encaja con mis archivos de trabajo.
    • Y con archivos compartidos y publicados con mis subcontratistas.
  • Como proveedor deberemos adaptarnos a la plataforma de nuestro cliente para los archivos que compartimos con ellos.
    • En cada proyecto se puede ajustar la configuración y buscar soluciones que conecten con las demás plataformas del proyecto.
    • ¿Las plataformas que elegimos tienen conexión entre sí?
      • Directa: BIMsync y Dropbox
      • Mediante APIs: BIM360 y SharePoint.
• Dentro y hacia abajo: la plataforma que nosotros queramos.
• Lateral y hacia arriba: la plataforma que nos imponga nuestro cliente.
  • Si somo el cliente, elegimos nuestra plataforma y punto.

Servidor de la empresa vs CDE

• Un CDE es sólo para proyectos.
• En el servidor (cloud o no) van:
  • Proyectos terminados
  • Procedimientos internos
  • Nóminas, cuadros de vacaciones
  • Archivos de la página web
  • Plantillas de documentos.
• Podemos usar la misma plataforma para que tenga una parte de CDE con los proyectos y otra más tipo servidor con el resto de archivos.Pero esto sólo es cómodo si usamos plataformas generalistas.
  • Mi caso: BIM360 + SharePoint, y 360 Admin Tools para sincronizarlas.
    • Sólo el 20% de los empleados de la empresa son técnicos.
    • No tiene sentido que marketing, financiero, jurídico… usen BIM360, mejor SharePoint.

Seguridad

• Proyectos en los que internet está prohibido o hay una única plataforma homologada permitida por contrato.
• Uso de nubes con certificados de seguridad como SOC2
  • La mayoría están alojadas en los servidores de las empresas más avanzadas del mundo: Amazon, Microsoft y Google.

Servidores europeos y RGPD

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR en inglés)
• La ley prohíbe transferir datos personales fuera de la UE.
  • A servidores que estén físicamente fuera de la UE.
• Antes había un acuerdo entre EEUU y la UE, el “Safe Habor”, pero la justicia europea dijo en 2015 que EEUU “no era de fiar”.
• La ley permite transferir datos personales si hay un consentimiento expreso por parte del afectado.
• Y de todas formas es para proteger nombres y apellidos, correos y teléfonos personales (no de empresa), datos médicos, direcciones personales. NO información del proyecto.
  • En el caso de Autodesk y BIM360, puedes elegir servidores europeos, pero los datos personales están en tu cuenta de Autodesk que se aloja en EEUU.
    • Pero cuando te registras, das tu consentimiento.
    • Elegir servidores europeos sólo sirve para tener latencias más bajas.

Coste

• Desde gratis a más de 1.000€ por usuario.
• No nos debe doler pagar por un CDE, pero debemos pagar por lo que vamos a usar.
  • Cuanto mayor sea la madurez BIM de los agentes, más partido le sacaremos y por lo tanto más retorno de la inversión.

Plataformas generalistas

• Google Drive, Dropbox, OneDrive y SharePoint.
• Entre gratis y 120€/usuario/año.
• Muy conocidas.
• Mejores herramientas de sincronización con el escritorio.
• Mejores en edición de documentos de texto y hojas de cálculo.

Plataformas especializadas en AEC y BIM

• BIM360 (ahora Construction Cloud), Procore, Aconex, ViewPoint, Dalux, BIMsync, usBIM, BIMserver.center, Thinkproject, ProjectWise, Asite…
• Estamos pagando por funciones “extra” al compartir archivos:
  • Visores online/móvil
  • Gestores de incidencias y revisiones
  • Flujos de aprobación
  • Integración con software de modelado
  • Módulos de gestión de costes, licitaciones, interferencias, trabajo colaborativo en remoto.
• Pago por usuario:
  • 250-500€/usuario/año, hasta 1000€ con complementos.
  • Algunas opciones gratuitas pero muy limitadas.
    • Autodesk Docs, comprando una AEC Collection.
  • Tienen descuento si compras muchas licencias.
    • 500 licencias de BIM360 Docs, 80€/usuario/año.
      • Pero son 40.000€ en total.
• Pago por porcentaje del Presupuesto de ejecución:
  • Se llegan a acuerdos con cada empresa pero suele rondar 0,003%.
  • 10.000€/año para un proyecto de 7 millones. Usuarios ilimitados.
  • 100.000/año para una promotora que gestione 100 millones/año.
• Actualmente los descuentos por volumen de usuarios son mayores que por volumen de proyectos.
  • A priori el pago por usuario es mucho más caro, pero según crece el presupuesto, se van compensado e incluso pasa a ser mejor.

Plataformas complementarias

• BIMcollab, Revizto, BlueBeam, BIMspot, BIMcloud…
• Plataformas centradas en una o dos funcionalidades, que complementan a otras.
  • Google Drive + BIMCollab. 200€/año/usuario.

Mis recomendaciones rápidas

• Pequeñas empresas en proyectos simples:
  • Google Drive/Dropbox/Onedrive +BIMcollab.
    • Dalux visor gratuito para el móvil.
• Proyectos OpenBIM:
  • BIMsync o usBIM
• Colaboración en tiempo real con Revit:
  • BIM360
  • Si tu equipo está en la misma red local.
    • Dalux exporta vistas y planos directamente desde Revit.

Patrocinador: BIMLEARNING

Pero antes de seguir, el patrocinador: BIMLEARNING. Que como te comentaba la semana pasada seguro que los conoces porque son un centro de formación autorizado de Autodesk desde hace años o por los muchos libros sobre BIM que han publicado sus directores: Jose Miguel Morea y Jose Manuel Zaragoza.

Pero es que también dan servicio de consultoría BIM a empresas, de hecho allá por el 2015, me ayudaron en mi primera implementación BIM, un hotel de 80.000 m², porque ya entonces eran referentes a nivel nacional en temas como mediciones y justificación del Código técnico con Revit.

En estos últimos años se han mantenido a la última, incorporando en sus sistemas las normas ISO sobre BIM, como la 19650, y desarrollando herramientas propias que ayudan a planificar, automatizar y chequear todo el proceso.

Si antes de contratar una consultoría quieres aprender con ellos su sistema y herramientas, recuerda que tienes un 10% descuento en su MASTER BIM MANAGEMENT y en su curso de Gestión BIM según la ISO 19650.

Código BIMLEVEL, en el enlace que te dejo en las notas del programa.
https://bimlearning.es/cursos-revit/bim-management-online/
https://bimlearning.es/cursos-revit/curso-de-gestion-bim-segun-iso-19650-online/

2. Configurar plataformas

Estructura de carpetas

• Hacer listado de archivos primero.
  • Preguntar a todos los departamentos.
  • En todas las fases.
  • Qué archivos son colaborativos.
  • Qué archivos hay que conservar durante muchos años.
  • Qué archivos son sensibles.
• Crear estructuras sencillas:
  • Definir 4 niveles máximo.
  • Permitir 2-3 niveles más libres.
• Con nombres con alguna estrategia de “migas de pan”.
  • Se comparten carpetas sueltas.
  • Estadísticas de uso sin rutas completas
  • …
    • A Nombre carpeta nivel 1
    • AA Nombre carpeta nivel 2
    • AAA Nombre carpeta nivel 3

Permisos de acceso

• Poco restrictivos, la información debe fluir.
  • Restringir sólo los sensibles.
  • De resto jugar con editar vs ver.
• Usar perfiles siempre que podamos:
  • Rol
  • Empresa
  • Grupo
  • No dar permisos por email/usuario.
• Quitar los miedos con acuerdos de confidencialidad.

Configurar la futura gestión

• Si hay varias plataformas: ¿la comunicación entre ellas está solucionada?
• Herramientas de soporte técnico e incidencias.
  • Recursos humanos suficientes para atender a 500 usuarios, por ejemplo.
    • Information manager
• Solicitudes de altas, bajas y modificaciones de usuarios.
  • Formulario de Google/Microsoft:
    • Con todos los datos que necesitas.
    • Un único canal.

3. Gestionar plataformas

Muchos usuarios y mucha rotación

• Explicarlo todo, no dar nada por “fácil”.
• Formación en directo:
  • Los manuales y los tutoriales, no los mira nadie.
  • Las plataformas evolucionan rápido.
• Ser estricto con las normas, pero que estas sean pocas y sencillas.
  • Nombres de archivos.

Resistencia al cambio

• Las formaciones tienen que mostrar las ventajas.
• Los flujos nuevos NO añaden trabajo, lo sustituyen.
• Hacer reuniones y encuestas de lo que no gusta/funciona, y arreglarlo.

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AVISO: Este post es sólo un apoyo al audio del podcast. Leerlo de forma independiente podría llevar a conclusiones incompletas o incluso opuestas a las que se quieren transmitir.